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감사하는 일상/슬.노.생(슬기로운 노비생활)

사랑받는 신입노비가 되는 가장 확실한 찐 꿀팁 8가지 !! (실용편-업무)

by 책린이 이과장!! 2022. 4. 19.
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앞서 기초편에 신입사원이 지녀야할 짜세에 대해 다뤄보았다.

 

이번 편은 심화편-업무 이다.

 

 

 

1. 반드시 우선순위를 정하라

본인의 업무가 순차적으로 주어진다면 좋겠지만 회사 업무에 있어서 그렇게 될 확률은 제로다. 늘 회사 업무는 동시다발적으로 주어지며, A라는 업무를 진행하고 있는데 그것보다 더 급하게 진행해야할 B라는 업무가 들어오게 된다. 이렇게 여러가지 업무를 처리해야 하는 상황이 생기면 당황하게 되고 우왕좌왕하다가 오히려 업무처리 속도가 더 떨어지게 되는 경우가 생긴다. 이런 상황을 맞닥드린다면 반드시 어떤 일이 우선이 되어야 하는지 판단하고 본인이 판단하기 힘들때는 반드시 윗사람을 통해 업무들의 우선순위를 파악한 뒤 일을 진행해야 한다. 윗사람에게 업무들의 우선순위를 확인하는 과정을 통해서 본인이 현재 얼마나 다양한 업무를 처리해야 하는 상황인지 인지시킬 수 있고, 또한 업무의 우선순위에 관해서는 선배에게 확인받은 셈이 되니 그 부분에 있어서는 본인의 책임을 덜어낼수 있다.

 

물론 책임을 떠넘기는 것은 안좋은 행동이나 신입사원의 경우는 예외다.
그런 책임을 지기 위해 선배가 있는 것이고 그 역할을 하라고 월급을 더 주는 것이다.

 

2. 주어진 업무의 성격을 파악하라

신입사원에게 업무를 주고나서 한참 시간이 지난 뒤에 봤더니 진도가 거의 안나가고 있는 경우를 흔하게 볼 수 있다.
이때 "혹시 지금 어떤 식으로 일을 진행하고 있느냐"고 물어보면 많은 경우 "실수를 하지 않기 위해 꼼꼼하게 확인하면서 진행하고 있다."고 대답한다. 반복적으로 실수 유무를 확인하다보니 진도가 나가질 못하는 것이다.

회사일에는 크게 두 가지 성격의 일이 있다. 
빠르게 처리해아 하는 일이 있는 반면 절대 실수가 있어서는 안되는 일도 있다. 그래서 업무를 받았을 때 속도가 필요한 일인지 정확도가 필요한 일인지를 먼저 판단하고 시작하는게 매우 중요하다. 주어진 일이 어떤 성격에 해당하는 업무인지 우선적으로 판단을 하고나면 머리속에 효율적인 방식이 떠오르게 되어있다. 만약에 한 시간이 주어진 상황이라고하면 속도가 필요한 업무의 경우 최대한 빠르게 훑듯이 업무를 처리하고 제출전에 한번 정도만 실수 여부를 체크한 뒤 업무결과를 선배에게 던진다. 그리고나서 비슷한 성격의 업무가 더 있는지 물어보고 남은 시간동안 추가적인 업무를 수행한다. 앞서 한번 진행해 본 일이기 때문에 속도는 더 빨라질 수 있다. 그러나 정확도가 필요한 일의 경우는 업무방식이 완전 달라져야 한다. 한 시간을 꽉 채워서 사용하는 것은 당연한 것이고, 실수를 잡아내는데 효율적인 방식이 무엇일지 고민해야 한다. 앞에서부터 뒤로가며 실수유무를 찾아내는 방식이 실수를 놓칠수 있는 확률이 있기 때문에 뒤에서 앞으로, 그리고 중간 중간 뛰어넘어가면서 랜덤 샘플링해서 체크하고, 가장 실수가 많이 날 수 있을 것 같은 부분은 최종적으로 또 한번 확인하는 식으로 크로스 체크를 촘촘하게 해야한다. TYPO도 그렇지만 주로 정확도가 필요한 업무는 숫자를 다루는 업무가 많다. 예를 들어 전체양에서 항목별로 비율을 따지는 자료가 있다고 가정하면 자료를 만든 뒤 반드시 모든 항목의 합이 100%가 맞는지를 확인해야 한다. 여러가지 항목을 각각 비율로 나누고 환산하고 복잡하게 계산하는 과정을 거쳐 자료를 만든다보면 다 만들어놓고 보니 전체 합이 100%가 아닌 98.XX%가 나오는 경우가 비일비재하다. 이런 경우 대게 멘붕이 오면서 대체 이 1.XX%가 어디서 누락되었는지 다시 되짚어가면서 찾는 짜증나는 과정을 거쳐야만 한다.  

 

3. 납기는 반드시 지켜라.

회사에는 체계라는 것이 존재한다. 
예를 들어 윗사람이 회의에서 발표할 자료를 준비한다고 가정하면 혼자 모든 자료를 준비할 시간적 여유가 없기 때문에
본인이 발표할 스토리라인을 우선 만들고(전문용어로 와꾸를 먼저 잡는다라고 함) 그 자료에 들어갈 Data들을 모으고 그래프나 차트로 만드는 일은 후배들에게 할당해준다. 그리고 최종적으로 모든 자료를 취합하여 스토리라인에 맞게 Data들을 배치시키고 가독성이 좋도록 자료를 만든다. 이처럼 어떤 일을 할 때 여러사람의 노력이 함께 합쳐져서 최종 결과물이 나오는 경우가 많다. 그런데 이런 경우 그 다음단계 업무를 진행하는 사람의 입장을 배려해줘야 한다. 회의가 4시라고 한다면 Data를 취합하고 최종적인 검토와 수정을 하는데 필요한 시간을 배려해서 늦어도 1시간전에는 각자 맡은 자료를 전달해주어야 한다. (1시간안에 수정할 수 있을 정도의 퀄리티로는 정리는 해서 말이다.) 그래야만 나의 뒷사람이 본인의 일을 하고 최종적으로 제출하는데 문제가 생기지 않는다.

그래서 보통 윗사람이 일을 줄때 항상 납기시간(Due date)을 준다. "이런 이런 자료를 찾아보고 저런 저런식으로 정리 좀 해줘. 2시까지 주면 될 것 같애."라고 선배가 이야기 했다면 무조건 2시까지는 끝낼수 있도록 일을 처리해야한다. 일을 진행하다가 '어? 이런식으로 하면 2시까지는 죽어도 안되는데?'라는 생각이 들면 어떻게 해야할까? 반드시 선배에게 현재 상황을 알리고, 지금 하던 방식보다는 좀 루즈하게 만든다던지 과감하게 어떤 부분은 포기하던지 선택해야한다.

가장 최악의 경우는 '에이~ 좀 늦더라도 기왕이면 이쁘게(혹은 정확하게) 만드는게 좋지~'라고 본인 혼자 판단해서 
막상 2시가 되었는데 자료를 전달해줄 준비가 전혀 안되는 Case이다. 납기는 분명한 시간 약속이다. 더 이쁘든 정확하든 뭐든간에 그 시간이 지나면 그 Data는 아예 쓸모가 없어질 수도 있다. Garbage Data말이다.

시험볼때 답안지 제출 시간이라고 생각하면 된다.
이미 종료를 알리는 종이 치고 "자~ 모두들 펜 내려놓고 손 머리위로 올리세요~"했는데, 혼자서 울며불며 몇 자 더 적는다고 생각해보자. 시험결과가 좋을리는 만무하고 까딱 잘못하면 0점 처리가 되어버릴수 있다는 것을 명심하자.
주변에 모든 이가 당신이 손을 머리위로 올리길 지켜보고 있게 되는 것이다.

 

어떤 일을 하다가 돌발적인 상황이 생겨 납기를 맞추지 못할 것 같은 상황이 생기면 반드시 그 즉시 선배에게 보고하고 도움을 요청해야 한다. 그러면 당신의 선배가 대신해서 그 일까지 커버를 해주던지 다른 사람들에게 적당하게 분배를 하던지 해서 일을 처리할 것이다.

 

4. 본인의 의견은 반드시 업무 시작 전에 피력하라

자료작성 시 각자 파트를 분담해서 자료를 준비하는 경우가 많이 있다. 그런데 자료 작성에 앞서 전체적인 그림이나 강조해야할 부분 등에 대해서는 회의를 통해 서로 논의 및 조율을 한 뒤 본격적인 각자의 업무가 시작된다. 그런데 약속된대로 일이 진행되고 있는 줄 알았는데 제출 시간이 다 되어서 각자 작성한 자료를 취합해서 보았더니 전혀 다른 포맷으로 정리가 되어있는 경우가 있다. 그래서 왜 업무시작 전 의견 조율된 방식으로 하지 않았냐고 물으면 본인 생각에는 이게 더 효율적인거 같아서 중간에 포맷을 바꿔버린 것이다. 직장인들에게 많은 공감을 불러일으켜 큰 사랑을 받았던 미생이라는 드라마에 보면 이런 장면이 나온다. 주인공 장그래가 상사로부터 중구난방 흩어져있는 데이터들을 폴더별로 정리하라는 숙제를 받고 본인이 생각하기에 가장 효율적인 방식으로 폴더트리를 만들어 정리한다. 그러자 상사는 이미 이곳에는 기존의 방식이 익숙해져 있는데 본인 혼자의 생각에 효율적이라고 해서 갑자기 그것을 바꿔버린다면 기존에 사용하던 사용자들은 전부 불편을 겪게된다는 것이다. 물론 주인공의 정리방식이 기존의 방식보다 더 효율적인것은 인정을 했으나 이 장면에서의 가르침은 바로 '서로간의 약속된 방식'이라는 포인트였다.

 

때로는 본인의 방식이 더 효율적일수도 있다. 그러나 이미 약속된 포맷이 있다면 모두가 그 포맷에 익숙하기 때문에 갑작스러운 변화는 모두를 불편하게 만들수 있다. 따라서 본인의 의견을 내는 것은 아주 올바른 일이나 그것은 반드시 본격적인 업무 시작에 앞서 의견을 내어야한다. 시작 전 단계에서 본인의 의견을 설득시키고 조율이 된 후 일을 진행해야 한다. 그리고 조율이 끝난 상태에서는 더이상 추가적인 변형을 하는 일은 절대 없도록 해야한다.

5. 메세지는 한 눈에 파악할 수 있게

업무의 많은 부분은 메일을 통해서 진행되는 경우가 많다. 신입사원의 경우 전달하고자 하는 메세지나 포함시키고 싶은 정보가 많다보면 메일 내용을 서술형으로 길게 나열해서 표현하는 경우가 종종 발생한다. 무언가 빼자니 중요한 내용이 누락되는 것 같고, 본인이 열심히 조사해서 확인한 내용들을 전부 어필하고 싶은 마음도 조금은 들 수 있겠다.  하지만 바쁜 업무가운데 수백통의 메일이 오고 가는 상황에서 그런 서술형의 긴 글들을 눈에 들어오지 않는다. 천천히 읽어볼 시간도 없을뿐더러 애초에 읽고 싶은 마음이 잘 생기지 않는다. 따라서 전달하고자 하는 핵심 메시지만 키워드로 뽑아서 하이라이트 처리하거나 맨 위에 배치시키는 연습을 꾸준히 해야한다. 메일을 쓰는 것부터 의식적으로 연습을 해두어야 시간이 흘러 본인이 주체적으로 보고서를 작성해야하는 시점이 되었을 때 큰 어려움을 겪지 않을 수 있다. 특히 글쓰기에 익숙치 않은 사람들이 굉장히 많기 때문에 이 부분을 갈고 닦으면 특히 더 강점이 부각될 수 있다. 

 

쓰기를 위해서는 세 가지 능력이 필요하다. 

정보를 습득하는 능력, 그것을 해석하고 체계적으로 정리하는 능력, 텍스트를 이용해 상대방에게 정확하게 전달하는 능력이 바로 그것이다.


6. 본인이 어디에 쓰이는 부품인지 정확히 파악하라

회사원들이 종종 하는 말 중에 "본인은 회사에서 그저 하나의 나사에 불과하다"라는 말이 있다. 큰 기계에서 아주 보잘것없이 자그마한 부분을 담당하고 있으며, 언제든 대체될 수 있는 부품이라는 것을빗대어 하는 이야기이다. 나도 이 말을 부인할 생각은 없다. 하지만 그 사실에 불평만 늘어놓는다고 현실적으로 달라지는 것은 아무것도 없다. 나는 차라리 본인이 어느 부위에 쓰이는 나사인지 파악하는게 좋다고 이야기 한다. 내가 속한 파트가 있고 그 위에 부서, 팀, 그리고 사업부가 있다고 한다면 각자 맡은 역할이 있고 모든 장치들이 문제없이 제 기능을 해낼때 큰 기계가 오류없이 잘 작동하게 되는 것이다. 그리고 일반적으로 비슷한 성격의 업무를 담당하는 팀들은 엇비슷한 주변에 배치를 해둔다. 이 때문에 내가 있는 위치에서 가장 중요하게 챙겨야할 역할이 무엇인지, 내가 속한 부서의 명확한 업무 영역과 담당해야할 영역은 무엇인지, 내가 만들고 관리하는 데이터가 최종적으로 어느 자료에 들어갈지 어떤 역할을 할지, 어떤 순서에 배치되어 들어가는지를 알고 일을 하면 훨씬 더 효율적으로 일을 해낼 수 있다. 예를 들어 자료의 앞부분에 들어가야하는 자료를 만들고자 한다면 이 자료를 만들게 된 계기나 목적 기대효과등이 초반에 강조되어야 함을 인지하고 업무를 진행해야 한다. 사람들이 당신에게 당신의 부서에게 기대하는 포인트는 이미 정해져있다. 그들이 원하는 해답을 정확히 제시해 줄 수 있을 때 유관부서로부터도 인정을 받을 수 있다. 그리고 유관부서에서 하는 일들을 파악하고 있으면 본인이 필요할때 자료를 요청거나 도움을 부탁할 수 있고, 어떤 경우에는 다른 부서로 이동을 할 때 본인에게 좀 더 적합하고 유리한 위치를 선택하는데도 큰 도움이 될 것이다. 

7. 자료관리는 자산관리이다

보고서를 작성하거나 어떤 자료를 만들때 백지상태에서 시작하려고 하면 막막할 때가 있다. 그러나 회사에는 그 길을 앞서 걸어간 많은 이들이 있고, 발자취처럼 그들이 남긴 자료들이 어딘가에 남아있다는 사실은 참 다행이다. 그리고 회사생활을 하다보면 비슷한 업무를 또 반복하게 되기 마련이다. 이 때문에 이전에 누군가 만들어놓은 자료를 참고하여 틀이나 자료 배치 등의 구성을 참고하고 벤치마킹하는 것이 정말 좋다. 이렇게 잘 정리된 자료들을 자주 보면 자신도 모르는 사이 본인의 회사에서 쓰이는 포맷이나 스토리라인을 짜는 실력이 발전하게 된다. 따라서 내가 만든 자료들 뿐만 아니라 다른 사람이 작성한 자료들도 잘 만들었다고 생각되는 것들은 본인이 찾아보기 쉽게 정리해서 보관해두어야 한다. 깡그리 모아서 한 폴더에 쳐박아두면 나중에 필요해서 찾으려고 할 때 눈에 띄지 않는다. 또한 본인 성과에 대해 표현해야 할 필요가 있을경우 그때서야 그 동안 했던 자료를 모으려고 하면 너무 번거롭고 다 모을수도 없다. 평소에 업무를 진행하면서 만들어 놓은 자료들을 잘 정리해 모아두면 손쉽게 찾아서 입맛에 맞게 정리하고 표현할 수 있게 된다. 

이런 방법을 활용하면 상사와 면담시에도 본인의 업무나 성과에 대해 정확하게 어필할 수 있다.

 

8. 근태와 보안은 생명

건강을 위해서는 몸에 좋은 것을 많이 먹는 것보다 몸에 안좋은 것을 안먹는게 더 중요하다.

회사 생활에도 그러한 일들이 있는데 해야할 것을 하는 것도 중요하지만 하지말아야 할 것을 반드시 지키는 것이 중요하다. 특히 보안과 근태 관련된 문제는 특히 중요하기 때문에 거듭 강조해도 지나침이 없다.일상 업무를 열심히 하더라도 근태불량으로 찍히거나 보안위반으로 이름이 보고되면 이미지를 크게 실추하게 된다. 근태 불량의 가장 흔한 경우는 잦은 지각(늦은 출근), 갑작스러운 휴가 사용(당일 전화로 보고) 등이 대표적인데, 이런 경우 동료들과 함께 진행하고 있는 업무가 있다면 자칫 민폐가 될 수 있다. 보안위반 사례의 경우 자신도 모르게 회사 또는 거래처의 대외비 문서나 기술자료를 가방에 넣어둔 채로 출문을 하게되는 경우이다. 열번을 잘 했더라고 한 번 이러한 실수를 해버리면 데미지가 정말 크리티컬하다. 게다가 일반 업무의 경우 그 성격이 조금씩 다르기 때문에 평가가 애매한 부분이 있으나 근태/보안 위반의 경우 확실한 마이너스로 작용할 수 있기 때문에 평가자가 보기에 낮은 평가점수를 주기에 아주 좋은 명분을 만들어주는 셈이 된다. 

 

신입사원들을 보다보면 입사 전 아르바이트 경험이 많은지 적은지에 따라 센스 측면에서 차이를 보이기도 한다.

일반적으로 회사에서는 소위 말하는 '일머리'가 좋은 사람이 업무를 굉장히 효율적으로 처리하는데, 이는 선천적으로 타고난 센스가 있는 사람도 있겠지만 아르바이트등의 경험을 통해서 후천적으로 발달된 사람도 있다.

업무를 효율적으로 처리한다는게 굉장히 중요한 이유가 있다. 본인이 가진 제한적인 에너지를 적절하게 잘 분배해서 사용할 수 있다는 뜻이다. 그렇게 되면 본인이 받는 부담이 비교적 적어지고 스트레스도 그만큼 덜 받게 되는 것이다. 반대로 그것을 파악하지 못하고 그저 시키는대로만 따라 간다면 힘에 부치고 숨이 차서 헐떡거리게 되는 것이다. 그 결과 자존감이 떨어질 수 있고 우울해지고 자기자신을 낮추는 결과로 이어질 수도 있다는 말이다.

 


 

 

이번 글도 저의 경험을 바탕으로 배운 노하우들에 대해 정리해보았습니다.

신입사원분들 뿐만 아니라 2,3 년차 사원분들께서도 참고하시고 이미 아시는 내용이더라도 다시 한번 더 상기시키는 기회가 되었으면 좋겠습니다. 회사에서 지내는 시간이 참 많습니다. 그냥 되는대로 생활하기에는 내 삶의 너무 많은 부분을 할애하는 거죠. 기왕이면 조금 더 효율적이고 영리하게 업무를 할 수 있다면 그것만으로도 스트레스를 좀 줄일 수 있을 것 같습니다.

 

모든 회사원분들 힘내십시오 !!!

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